«Деловые завтраки» как технология информационных совещаний в организации социального обслуживания

Деловой завтрак — весьма эффективная форма работы для решения деловых вопросов, когда требуется быстрое решение или обсуждение актуального вопроса, когда сотрудники ограничены во времени.

Завтрак может оказаться лучшим временем, когда традиционное деловое совещание, например, по понедельникам, начинается с ароматного кофе, вкусных булочек и… обмена новостями отрасли. Такие регулярные «Деловые завтраки» в учреждениях социального обслуживания не подменяют традиционных мероприятий в рамках «Школ социального работника», «Школ профессионального роста», «Методических дней» и т.п.

Цель: групповой поиск оперативного решения актуальной проблемы, обсуждение делового вопроса, задачи в ситуации ограниченного времени.

Сотрудники организаций социального обслуживания

• руководители подразделений;

• социальные работники;

• специалисты по социальной работе;

• другие категории сотрудников организации социального обслуживания.

Технология делового завтрака в каждой организации, и каждый раз это, конечно же, эксклюзивный вариант творческого общения, и вряд ли можно говорить о каком-то устойчивом алгоритме.

Деловой завтрак как социальная технология — это последовательность этапов делового общения с применением соответствующей совокупности средств (способов, приемов, методов).

Суть технологии не в том, что сделать, а как сделать и в какой последовательности.

Основные признаки социальной технологии:

– разделение конкретного процесса на внутренние взаимосвязанные этапы, фазы, операции;

– последовательное выполнение процедур и операций;

– однозначность выполнения процедур и операций;

– возможность контроля и координации всех действий.

Главное: не забюрократизировать и не заформализовать живое общение единомышленников!

Например, деловой завтрак методом «мозгового штурма» (в соответствии со свойственной методикой и технологией) по разработке проведения в учреждении информационно-просветительских консультаций, приуроченных ко Дню правовой помощи детям.

Предстоящее участие в таком необычном «совещании» обязывает каждого сотрудника обратиться к специальной отраслевой литературе, соответствующим сайтам; отыскать опыт подобных мероприятий.

Алгоритм «мозгового штурма» (См. подробно: Беликова Л.Ф. Основы социальной диагностики и проектирования в управлении организацией. Рос. гос. проф.- пед. ун-т. Екатеринбург: Изд-во РГППУ, 2007. С. 118-121).

Этот метод представляет собой способ коллективной мыслительной работы, имеющий целью генерирование идей или нахождение нетривиальных, нестандартных решений обсуждаемой проблемы, и строящийся на снятии барьеров критичности и самокритичности участников.

«Мозговой штурм» (или «мозговая атака») — это метод получения от группы лиц большого количества идей за короткий промежуток времени.

Особенности:

• совместный поиск группой решения организуется «по раундам» (по «кругам», за определенное время), когда каждое задание ведущего обсуждается членами группы участников, расположенных по кругу; и каждый участник по очереди приглашается поделиться своими мыслями по поводу обсуждаемой проблемы;

• процесс генерации идей и их критика разделены во времени;

• требуется придумать как можно большее количество идей за ограниченное время;

• атмосфера всеобщего творчества эмоционально «заряжает» всех участников.

Основное содержание «мозгового штурма» сводится к следующему порядку такой групповой работы.

На первом раунде (круге) ведущий (определенный заранее) ставит перед группой проблему (например, предложить возможные мероприятия в рамках такого Дня консультаций) и просит членов группы, предложить, как можно больше вариантов ее решения за небольшой промежуток времени. При этом поощряются всякие высказывание, в том числе необычные, нетривиальные, может быть, неполные, невнятные.

Высказываемые по кругу участниками идеи записываются в специально разработанной матрице, или бланке, или рабочей тетради, или на видео.

На втором круге ведущий организует уже дискуссию участников: подвергает критике, классификации, отбору вариантов идеи, предложений членов группы; тем самым он пытается выделить общее мнение и зафиксировать его (см. Матрица 1 учета мнений участников «мозгового штурма»).

По завершении обсуждения ведущий определяет общее мнение по первому заданию (проблеме) путем голосования или иным вариантом принятия решения.

Матрица 1
учета мнений участников «мозгового штурма»

Так, по порядку, обсуждается каждая выдвинутая проблема (задание).

В нашем примере задание №2 может быть связано с определением сроков, ответственных за подготовку каждого мероприятия; задание № 3 – с определением участников-партнеров и т.п.

Таким образом организованный коллективный поиск идей позволяет получить проект решения поставленной задачи — проблемы. В данном случае, возможно, — нестандартный проект плана проведения предстоящего конкретного мероприятия.

Требования к «мозговому штурму»:

• равенство статусов участников;

• ограниченность работы во времени;

• запрет на взаимную критику в любой форме;

• не объявляется ложной идея и не прекращается обсуждение ни одной идеи;

• информирование участников о том, что они не несут ответственности за выполнение конструктивных предложений, высказанных в процессе обсуждения.

Таким образом, «мозговой штурм» — великолепная техника для формирования творческих умений участников, как в малых, так и больших группах; эффективный инструмент организации деловых совещаний в форме «деловых завтраков» специалистов.

Другим вариантом проведения «делового завтрака» может быть обмен мнениями в рамках поиска социальных инноваций в практике социального обслуживания:

• об отношении сотрудников к нововведениям в отрасли, учреждении;

• обмен мнениями о заранее изученном опыте внедрения инновационной социальной технологии в конкретной организации отрасли;

• и т.п.

Преимущества деловых завтраков как информационного совещания в относительно неформальном режиме очевидны:

• из-за ограниченности времени собеседники стараются формулировать свои соображения максимально кратко, ясно и доступно, что также помогает быстрее понять друг друга;

• в ситуации, когда темы таких информационных совещаний заранее спланированы, это заставляют сотрудников постоянно читать, обращаться к актуальной отраслевой информации, быть в курсе профессиональных инноваций; «держать руку на пульсе»; быть готовыми продемонстрировать перед коллегами свою компетентность; такой вариант деловых завтраков- эффективный фактор мотивации к саморазвитию (самообразованию) сотрудников;

• деловые завтраки обычно проходят утром, когда память не загружена другими мыслями; собеседникам проще воспринимать новую информацию, и возможно, они даже на привычные вещи смогут посмотреть под новым углом;

• они отличаются относительной неформальностью, что облегчает общение и способствует лучшему взаимопониманию;

• хорошее настроение собеседников несомненно поспособствует творческому обмену актуальной профессиональной информацией; заодно поговорить и о делах житейских: об успехах детей в учебе, о семейных заботах, о творчестве;

• определенным стимулом может быть оговоренное поощрение за плодотворное участие в подобных внутриорганизационных информационных совещаниях.

Учреждения социального обслуживания Свердловской области, практикующие данную социальную технологию:
1. ГКУ «СРЦН Нижнесергинского района»
2. ГАУСО СО «КЦСОН Кировского района города Екатеринбурга»
3. ГАУ «КЦСОН Октябрьского района г. Екатеринбурга»